綜合管理部綜合通用服務規(guī)范第2部分：辦公用品
1 范圍
本標準規(guī)定了辦公用品日常管理、辦公設(shè)備維修管理、辦公設(shè)備報廢管理工作的要求。
本標準適用于盤錦市機關(guān)事務管理局。
2 日常管理
2.1 需求統(tǒng)計
a) 各部門員工填寫并提交辦公用品需求單；
b) 行政人員統(tǒng)計辦公用品采購需求；
c) 對庫存辦公用品進行統(tǒng)計，結(jié)合需求，確定需采購辦公用品的類別、數(shù)量；
d) 根據(jù)采購需求統(tǒng)計結(jié)果，填寫辦公用品采購清單；
e) 將辦公用品采購清單遞交綜合管理部經(jīng)理審批。
2.2 比價管理
2.2.1 收集價格信息
a) 根據(jù)綜合管理部經(jīng)理審批確認的辦公用品采購清單，對各類辦公用品進行市場詢價，收集供應商價格信息；
f) 至少確定3家供應商，對供應商的價格進行對比分析，確定供應商的資質(zhì)與信譽；
g) 根據(jù)所收集供應商的信息及采購人員提供的信息，初步篩選信譽良好、價格合理的供應商。
2.2.2 產(chǎn)品及價格比較
a) 對初步篩選的供應商的產(chǎn)品進行質(zhì)量、規(guī)格方面的比較，如將同一價格范圍的辦公用品的質(zhì)量進行比較；
h) 對不同供應商同一質(zhì)量或規(guī)格的辦公用品進行價格對比，將供應商按價格高低順序進行排列。
2.2.3 洽談并確定價格與供應商
a) 根據(jù)各供應商的信譽、質(zhì)量與報價，結(jié)合企業(yè)采購預算，在采購人員的協(xié)助配合下與供應商洽談價格；
i) 根據(jù)洽談結(jié)果，確定物美價廉的候選供應商；
j) 將候選供應商及報價交綜合管理部經(jīng)理審批；
k) 經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審批，確定采購供應商。
2.3 費用預算與審批
a) 根據(jù)各供應商報價統(tǒng)計費用預算；
l) 編制詳細的辦公用品費用預算表，內(nèi)容包括品名、單價、數(shù)量、總額等；
m) 核對各項辦公用品的數(shù)量與單價是否符合實際；
n) 對行政部提交的預算表進行審核，確認數(shù)據(jù)無誤。
2.4 采購管理
2.4.1 根據(jù)各部門辦公用品需求表，統(tǒng)計辦公用品采購需求。
2.4.2 編制辦公用品采購需求表。
2.4.3 根據(jù)辦公用品采購需求表，制定辦公用品采購計劃。
2.4.4 采購計劃的內(nèi)容包括供應商信息調(diào)查、采購時間、采購人員、采購方式、采購預算等。
2.4.5 根據(jù)審批通過的采購計劃，參與比價與篩選供應商。
2.4.6 配合相關(guān)部門在規(guī)定時間內(nèi)提貨。
2.4.7 保證辦公用品及時送達。
2.4.8 檢查所采購辦公用品的質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題。
2.4.9 對無質(zhì)量問題的辦公用品進行統(tǒng)計。
2.4.10 登記辦公用品的實際入庫數(shù)量、入庫時間、入庫經(jīng)辦人等信息。
2.5 驗收入庫管理
2.5.1 驗收
a) 對所采購辦公用品進行驗收，檢查質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)問題；
o) 檢查所采購辦公用品的數(shù)量，確定數(shù)量無誤；
p) 如檢查發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格的辦公用品，相關(guān)采購人員應與供應商進行聯(lián)系；
q) 采購人員與供應商商定不合格品的退換貨處理辦法。若退貨，則采購人員需要重新進行采購；若換貨，則采購人員按企業(yè)換貨管理制度進行操作。
2.5.2 入庫
a) 確定質(zhì)量合格的辦公用品的類別、數(shù)量；
r) 清點完畢后將辦公用品入庫；
s) 填寫辦公用品入庫登記表；
t) 經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審批確認后，行政部開具辦公用品入庫憑證；
u) 檢查入庫登記及審批手續(xù)是否已辦理完畢；
v) 確認后，在辦公用品入庫登記表上簽字并填寫日期；
w) 確認辦公用品入庫手續(xù)已辦理完畢。
x) 根據(jù)實際情況計算需報銷的實際費用；
y) 到財務部報銷費用。
2.6 費用報銷管理
2.6.1 各部門主管到綜合管理部取費用報銷審批單。
2.6.2 填寫詳細款項，并由經(jīng)手人及上級領(lǐng)導簽字。
2.6.3 交由綜合管理部審核，通過后交由財務部門報銷。
2.7 領(lǐng)用與使用管理
a) 行政人員對辦公用品領(lǐng)用申請進行審查；
z) 辦公用品領(lǐng)用管理流程參照“辦公用品領(lǐng)用管理流程與工作標準”；
aa) 明確公共辦公用品的保管人與責任人；
ab) 監(jiān)督、調(diào)查的內(nèi)容包括辦公用品領(lǐng)用傳票與辦公用品臺賬、辦公用品申請書與辦公用品實際使用情況、辦公用品領(lǐng)用登記表與實際用品登記表等。
2.8 報廢管理要求
a) 核對辦公用品報廢申請表的填寫是否正確，是否已經(jīng)主管領(lǐng)導審批；
ac) 調(diào)查報廢申請情況是否屬實；
ad) 檢查辦公用品報廢申請單是否已經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審批；
ae) 對經(jīng)過報廢申請審批的辦公用品進行出售或銷毀處理；
af) 登記已作報廢處理的辦公用品名稱、編號、報廢日期、處理方式等。
3 辦公設(shè)備維修管理
3.1 設(shè)備維修鑒定
3.1.1 行政人員接到辦公設(shè)備維修申請表后，結(jié)合實際情況對申請表進行鑒定。
3.1.2 使用期內(nèi)，凡經(jīng)鑒定屬人為因素造成損壞的，由責任人承擔相關(guān)費用。
3.1.3 由于借用、私用轉(zhuǎn)交造成損壞而無法確認責任人時，由領(lǐng)用人承擔責任。
3.1.4 部門公用設(shè)備損壞而無法確認責任人時，由部門負責人承擔責任。
3.1.5 根據(jù)鑒定結(jié)構(gòu)填寫辦公設(shè)備維修申請單。
3.1.6 申請單內(nèi)容包括維修設(shè)備名稱、編號、所屬部門、維修原因、責任人等。
3.2 設(shè)備維修處理
3.2.1 對于經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審查確認可以進行內(nèi)部維修的設(shè)備，行政人員應及時協(xié)調(diào)維修部門實施維修工作。
3.2.2 對于經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審查確認為需請外部專業(yè)維修機構(gòu)進行維修的設(shè)備，行政人員應尋找相應的維修機構(gòu)。
3.2.3 聯(lián)系維修機構(gòu)，說明維修內(nèi)容，確定維修時間等。
3.2.4 內(nèi)部維修工作完成后，行政人員在辦公設(shè)備維修記錄單上簽名，并記錄維修時間。
3.2.5 外部維修工作完成后，行政人員應檢查維修情況。
3.2.6 維修人與檢查人在辦公設(shè)備維修記錄單上共同確認簽字，并填寫維修日期及檢查日期。
3.3 維修記錄歸檔
3.3.1 檢查各項維修記錄的填寫是否完整。
3.3.2 對檢查完畢的維修記錄進行編號、存檔。
4 辦公設(shè)備報廢管理
4.1 辦公設(shè)備報廢申請
4.1.1 行政人員確認并核對需報廢辦公設(shè)備的名稱、編號。
4.1.2 填寫辦公設(shè)備報廢申請表。
4.1.3 將檢查無誤后的辦公設(shè)備報廢申請表提交綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批。
4.1.4 檢查辦公設(shè)備報廢申請表是否經(jīng)主管領(lǐng)導審批。
4.1.5 將通過審批的辦公設(shè)備、報廢申請表提交財務部。
4.1.6 財務部配合行政人員辦理辦公設(shè)備報廢手續(xù)。
4.2 辦公設(shè)備注銷
4.2.1 辦公設(shè)備報廢手續(xù)辦理完畢后，行政人員將辦公設(shè)備送往相關(guān)機構(gòu)或地點進行報廢處理。
4.2.2 確認辦公設(shè)備已進行報廢處理。
4.2.3 確認已報廢的辦公設(shè)備已向財務部辦理注銷手續(xù)。
4.2.4 檢查各項資料的填寫是否完整。
4.2.5 將辦公設(shè)備報廢申請表、辦公設(shè)備注銷表等進行編號、存檔。
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