工程部綜合管理要求
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了鑰匙管理、庫房管理、工具管理、檔案管理、維修管理等要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于提供綜合通用服務(wù)的工程部門。
2 鑰匙管理
2.1 所轄區(qū)域所有設(shè)備房以及與設(shè)備有關(guān)的走廊門鑰匙由服務(wù)中心工程部專人負(fù)責(zé)登記、編號(hào)造冊。
2.2 工程部鑰匙共三套：分別由工程部辦公室、各值班室、綜合管理辦公室負(fù)責(zé)保管。
2.3 如有單位施工或整改，必須由施工單位負(fù)責(zé)人填寫工作單。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，由工程部人員陪同到工作點(diǎn)。
2.4 如有單位來檢查或參觀，必須持有關(guān)證明或批條，由主管拿鑰匙陪同，方能到機(jī)房。
2.5 工程部所有鑰匙均應(yīng)嚴(yán)格管理，嚴(yán)禁任何人隨意帶出辦公樓。
2.6 鑰匙領(lǐng)用必須如實(shí)填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》，所有借出鑰匙當(dāng)天必須全部交還，如未歸還由借用人追問原由，特殊情況報(bào)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)。
2.7 所有鑰匙在交接班時(shí)均須清點(diǎn)，做好交接手續(xù)。
2.8 各類鑰匙的補(bǔ)配、門鎖的更換必須填寫申請表，經(jīng)綜合管理部批準(zhǔn)后方可辦理。
3 庫房管理
3.1 倉庫內(nèi)各種材料、備品、備件，應(yīng)按專業(yè)、規(guī)格、大小分門別類上貨架、貨臺(tái)，并且擺放整齊。備用材料較少的，可將備品材料按品種、規(guī)格分類擺放在備品材料柜內(nèi)（如圖1所示）。
3.2 材料擺放位置應(yīng)粘貼或懸掛制作好的卡片，貨位應(yīng)有材料標(biāo)簽注明。
3.3 登記入庫和領(lǐng)用情況。必須建立帳目，包括出、入庫記錄，做到帳物相符。
3.4 設(shè)置備品、備件、材料物資、工具的明細(xì)賬。每月按出庫、入庫記錄，定期進(jìn)行核對，并做好出入庫報(bào)表。每月定期進(jìn)行盤點(diǎn)，填寫《庫存物品盤點(diǎn)表》、《存庫備件缺少記錄》，以便購買所需物品，將結(jié)果報(bào)工程部經(jīng)理并存檔。
3.5 日常維修所用低值易耗材料，以舊換新，由領(lǐng)用人填寫《物品領(lǐng)取單》由主管簽字批準(zhǔn)后發(fā)放。價(jià)值較高的材料、新安裝設(shè)施以及對業(yè)主服務(wù)所用的維修材料，必須經(jīng)工程部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可發(fā)放。
3.6 維修更換及損壞的物品應(yīng)交回庫房，由庫管員與公司采購部門共同處理。
3.7 庫房鑰匙必須由庫管員負(fù)責(zé)掌握，禁止其他人員拿鑰匙到庫房取物。未經(jīng)庫管員同意，任何人禁止進(jìn)入庫房。
3.8 任何人不得將公用財(cái)產(chǎn)據(jù)為己有。發(fā)現(xiàn)材料丟失或人為損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告經(jīng)理，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
3.9 保證每月的材料供應(yīng)。庫管員應(yīng)及時(shí)對所缺的物品列出采購計(jì)劃及建議。
4 工具管理
4.1 工程部工具實(shí)行部門、專業(yè)班組、員工個(gè)人三級管理制度，分別由倉庫管理員、班長、員工本人填寫《工具清單》建立登記臺(tái)賬，由專人負(fù)責(zé)管理。倉庫管理員負(fù)責(zé)建立和保管本部門工具總臺(tái)賬和《工具領(lǐng)用登記表》。
4.2 工具設(shè)備按工作要求，每個(gè)技工配備常用、必備的手用工具；各班組配備本專業(yè)常用工具及儀表；機(jī)械設(shè)備、貴重儀器儀表由庫房統(tǒng)一管理。
4.3 個(gè)人領(lǐng)用工具及更新配置要經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫《工具領(lǐng)用登記表》后，由領(lǐng)用人簽名備案，方能發(fā)放。
4.4 由員工個(gè)人管理的工具，原則上屬本人專用，其他專業(yè)或部門人員借用時(shí)，需經(jīng)主管批準(zhǔn)。
4.5 班組領(lǐng)用工具，由領(lǐng)班填寫《工具領(lǐng)用登記表》，專業(yè)主管核實(shí)簽字，工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。如因使用不當(dāng)或保管不當(dāng)，造成損壞丟失，應(yīng)由領(lǐng)用者負(fù)責(zé)賠償或及時(shí)修復(fù)。
4.6 各班組工具不得私自轉(zhuǎn)借他人。工程部內(nèi)班組間借用工具應(yīng)填寫借條；借用工具應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)應(yīng)整潔、完好，由工具管理人員當(dāng)場檢驗(yàn)，工具完好方可收回。
4.7 班組公用工具要列出清單，每次使用完后應(yīng)保證整潔、完好，交接班時(shí)認(rèn)真檢查，如有丟失損壞，應(yīng)追查有關(guān)人員的責(zé)任，按價(jià)賠償。
4.8 部門管理的工具包括儀器儀表和機(jī)械設(shè)備，須經(jīng)各專業(yè)主管批準(zhǔn)，并到倉庫管理員處辦理手續(xù)后方能借用。使用者應(yīng)掌握工具的基本性能及操作要領(lǐng)，使用前應(yīng)認(rèn)真閱讀使用說明書，嚴(yán)格按操作標(biāo)準(zhǔn)操作。
4.9 機(jī)械設(shè)備、儀器儀表用完后，必須清理干凈，并由倉庫管理員當(dāng)場驗(yàn)證完好后方能收回。
4.10 各類儀器儀表，要保持精密準(zhǔn)確，由專人定期檢查檢修。
4.11 所有工具必須精心使用，妥善保管。工程部定期組織對部門、班組及個(gè)人領(lǐng)用之工具進(jìn)行檢查。正常使用損壞或到使用年限，須由使用人或管理人寫清情況，報(bào)工程部經(jīng)理，將其修復(fù)或以舊換新。由于丟失或使用不當(dāng)造成工具損壞由責(zé)任人按原價(jià)賠償。
4.12 由部門集中管理的工具，屬本部門各專業(yè)共用，由倉庫管理員負(fù)責(zé)管理，經(jīng)理監(jiān)管。如遇其他部門借用時(shí)，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；外單位租借時(shí)，需經(jīng)部門經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.13 員工調(diào)動(dòng)工作時(shí)，由主管監(jiān)督對所管工具進(jìn)行交接并簽字；主管調(diào)動(dòng)時(shí)，由經(jīng)理監(jiān)督對所管工具進(jìn)行交接并簽字；并由倉庫管理員隨時(shí)調(diào)整臺(tái)賬。
5 檔案管理
5.1 所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
5.2 各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、換熱站、機(jī)管，按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)賬、和維修檔案，進(jìn)行分類管理。
5.3 按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽，編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。
5.4 外單位交來圖紙由文員統(tǒng)一簽收，并將有關(guān)圖紙交各系統(tǒng)人員核對實(shí)物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則由文員聯(lián)系交圖單位更正。
5.5 各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
5.6 借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，由文員按期追還，需續(xù)借的要重新登記。
5.7 文員每月對維修登記臺(tái)賬、派工單、運(yùn)行維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔保存。
5.8 工程部所有檔案資料均上交綜合管理部保存。本部門使用復(fù)印件檔案，并由工程部內(nèi)部保存。
6 工程部維修要求
6.1 服務(wù)中心接到業(yè)主報(bào)修事項(xiàng)時(shí)，詳細(xì)記錄并通知工程部，工程調(diào)度登記報(bào)修事項(xiàng)，根據(jù)報(bào)修情況開出《派工單》，合理調(diào)配工程人員。
6.2 工程人員接到維修任務(wù)后，準(zhǔn)備好維修工具、材料等，在15分鐘內(nèi)到達(dá)維修地點(diǎn)，緊急情況5分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場。
6.3 工程人員到達(dá)現(xiàn)場后，與報(bào)修人核實(shí)報(bào)修信息，進(jìn)行現(xiàn)場勘查，同時(shí)做好記錄。
6.4 在不影響業(yè)主辦公的情況下，工程人員應(yīng)立刻維修；如影響辦公，需征得業(yè)主同意，另行預(yù)約時(shí)間維修。
6.5 無法立即處理好的問題，應(yīng)向業(yè)主做好解釋，約定維修時(shí)間，并及時(shí)上報(bào)。
6.6 若維修材料不足，工程部將所需材料統(tǒng)計(jì)成單，及時(shí)報(bào)至綜合管理部，材料購齊后，按照預(yù)約時(shí)間進(jìn)行維修。
6.7 維修完畢，工程人員清理現(xiàn)場，填寫維修材料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)業(yè)主簽字確認(rèn)后存檔。
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