會(huì)議中心會(huì)議場館管理與服務(wù)規(guī)范 工作流程
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了向海大廳、208候會(huì)廳、301室、大禮堂的會(huì)議流程及向海大廳的續(xù)水工作流程。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于盤錦市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局會(huì)議中心會(huì)議場館的會(huì)議工作流程。
2.1.1 接到會(huì)議通知后，應(yīng)確認(rèn)會(huì)議召開時(shí)間、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)出席范圍和參會(huì)人數(shù)。
2.1.2 會(huì)前應(yīng)召開協(xié)調(diào)會(huì)，會(huì)議主管根據(jù)會(huì)議情況合理分配服務(wù)人員，向其介紹會(huì)議情況，說明要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。
2.1.3 音響師應(yīng)提前一天檢查音響設(shè)備及燈光，會(huì)前一小時(shí)調(diào)試音響設(shè)備和燈光。
2.1.4 會(huì)議室溫度夏季應(yīng)控制在22℃，冬季應(yīng)控制在23℃。
2.1.5 服務(wù)員應(yīng)將桌椅打掃干凈,保潔將地毯吸干凈。
2.2.1 會(huì)標(biāo)長22m、寬1.45m，老宋體字；紅旗底座與主席臺(tái)邊緣對(duì)齊，兩個(gè)底座之間距離為1.42m，兩側(cè)紅旗中間擺成V字形，旗桿槍頭距會(huì)標(biāo)10cm；黨徽最前端距地面3.85m，見圖1 。
圖1 會(huì)場布置示例
2.2.2 主席臺(tái)與第一排桌子距離應(yīng)為6.7m，中間兩條過道寬1.5m，第一排中間擺放5張1.4m×500cm的木質(zhì)條桌，兩側(cè)各擺放4張1.4m×500cm的木質(zhì)條桌，每排擺放26把不帶扶手的紅色絨布椅子，向海大廳現(xiàn)已擺放10排桌椅，排與排前后距離為1.5m，可容納260人參會(huì)。如開會(huì)人數(shù)增加，排與排前后距離可調(diào)整為1.3m，可容納320人參會(huì)，見圖2、圖3。
2.3.1 幕布、黨徽、會(huì)標(biāo)的控制開關(guān)應(yīng)在主席臺(tái)西側(cè)墻角燈槽內(nèi)。
2.3.2 8只音響擺放在東西墻靠近木門處。
2.3.3 溫度計(jì)放在東西墻上，見圖4。
2.3.4 地?zé)岱炙髟跂|西墻面下方的檢修口內(nèi)，見圖4。
2.3.5 燈光控制箱在西側(cè)音響室里。
2.3.6 空調(diào)開關(guān)在三樓南側(cè)空調(diào)機(jī)房內(nèi)，開會(huì)時(shí)空調(diào)變頻器應(yīng)調(diào)到30至35赫茲。
2.3.7 備用桌椅在向海大廳西南側(cè)平臺(tái)。
圖2 主席臺(tái)、會(huì)場桌子布置示例1
圖3 主席臺(tái)、會(huì)場桌子布置示例2
圖4 溫度計(jì)和地?zé)岱炙魇纠?img src="https://panjin.gov.cn:803/web15/site/upload/2017-09/39b04f16-6700-44fb-978b-7968e8f44f27.png?name=%25E4%25BC%259A%25E8%25AE%25AE%2B4.png&_attachId=ff8080815e7fb570015e9e62d54c50e0&type=image:" alt="" />
2.4.1 迎賓服務(wù)。會(huì)議開始前，服務(wù)人員應(yīng)回到各自崗位站好，準(zhǔn)備迎接參會(huì)人員，走廊擺放指示牌后需由服務(wù)人員進(jìn)行指引（面帶微笑，標(biāo)準(zhǔn)站姿）。如需提供掛衣服務(wù)，衣掛放在正門外，嚴(yán)格按照一掛兩牌按序號(hào)為領(lǐng)導(dǎo)提供掛衣服務(wù)，引領(lǐng)重要領(lǐng)導(dǎo)到候會(huì)室。
2.4.2 倒水服務(wù)。應(yīng)了解各位領(lǐng)導(dǎo)喜好（是否喝茶水），會(huì)議開始前20分鐘倒水，會(huì)議期間每20分鐘續(xù)水一次，重要領(lǐng)導(dǎo)講話期間不續(xù)水，續(xù)水時(shí)做到走路無聲、續(xù)水無聲。
2.4.3 站會(huì)服務(wù)。站會(huì)服務(wù)人員應(yīng)站在主席臺(tái)東西兩側(cè)靠門處及北側(cè)正門，標(biāo)準(zhǔn)站姿，目光注視主席臺(tái)，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意會(huì)及觀察室內(nèi)溫度變化，并及時(shí)調(diào)整。
2.5.1 散會(huì)前半小時(shí)，所有服務(wù)人員應(yīng)回到各自崗位，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)開門送領(lǐng)導(dǎo)，并提醒帶好隨身物品，查檢會(huì)場是否有遺留物品，若有，及時(shí)歸還。
2.5.2 服務(wù)人員應(yīng)清掃和整理會(huì)議室，確保下次會(huì)議正常使用。
3 208候會(huì)廳會(huì)議服務(wù)工作流程
3.1 接到參觀、召開會(huì)議的通知后，各個(gè)崗位應(yīng)站門，引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入候會(huì)室，根據(jù)季節(jié)變化應(yīng)提供掛衣服務(wù)，熟悉的領(lǐng)導(dǎo)不需要發(fā)衣牌，依次引領(lǐng)至沙發(fā)座位，見圖5。
3.2 根據(jù)會(huì)議時(shí)間，應(yīng)提前將茶水或白開水準(zhǔn)備好，若時(shí)間匆忙，可用托盤將茶（水）依次放在沙發(fā)旁的茶幾上，左右兩只杯子的杯把成45度角，杯把相互平行，方便領(lǐng)導(dǎo)拿放，杯墊距桌邊橫5cm、豎
8cm,輕拿輕放，做到蓄水無聲，走路無聲，微笑服務(wù)并應(yīng)使用文明禮貌用語，見圖6。
3.3 應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需求，確定提供站會(huì)服務(wù)，如不需要，會(huì)議服務(wù)員將門關(guān)上，候于門外，會(huì)議開始前將領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)至?xí)h室。見圖7。
圖5 會(huì)議接待示例
00001——檢查會(huì)場是否有遺留物品，服務(wù)員應(yīng)將衣物送到領(lǐng)導(dǎo)手中，由專人引領(lǐng)重要領(lǐng)導(dǎo)至車庫，開車門，使用文明用語送別領(lǐng)導(dǎo)；
00002——服務(wù)人員應(yīng)清掃和整理會(huì)議室，確保下次會(huì)議正常使用。
4.1.1 接到會(huì)議通知后，應(yīng)明確會(huì)議主題、議程、召開時(shí)間、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)出席范圍和參會(huì)人數(shù)。
4.1.2 會(huì)前應(yīng)召開協(xié)調(diào)會(huì)，會(huì)議主管根據(jù)會(huì)議情況合理分配服務(wù)人員，向其介紹基本情況，說明要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。
4.1.3 音響師應(yīng)提前一天檢查視頻信號(hào)是否暢通，會(huì)前一小時(shí)調(diào)試音響設(shè)備和燈光。
4.1.4 會(huì)議室溫度夏季應(yīng)控制在22℃，冬季應(yīng)控制在23℃。
4.1.5 服務(wù)員應(yīng)將桌椅打掃干凈，保潔員應(yīng)將地毯吸干凈。
4.2.1 主席臺(tái)宜擺放5張1.4m×700cm的木質(zhì)條桌，5把帶扶手的紅色絨布椅子。主席臺(tái)上的桌子距主席臺(tái)前沿30cm，主席臺(tái)座位根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)人數(shù)隨時(shí)調(diào)整。見圖8。
4.2.2 主席臺(tái)與第一排桌子間距應(yīng)為2.2m，南北兩側(cè)過道寬為1.66m，第一排擺放9張1.4m×700cm
的木質(zhì)條桌，9把不帶扶手的紅色絨布椅子（椅子數(shù)量根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)人數(shù)隨時(shí)調(diào)整）。第二至第八排擺放9張1.4m×500cm的木質(zhì)條桌和18把不帶扶手的紅色絨布椅子，排與排前后間距為1.26m。按現(xiàn)有固定擺法，可容納144人參會(huì)，如開會(huì)人數(shù)增加，可將第八排條桌撤掉，加18把椅子，以此類推可以
撤掉后面的四排桌子，此時(shí)可容納220人參會(huì)，見圖9。
4.3.1 無會(huì)時(shí)，幕布處于合并狀態(tài)，開會(huì)時(shí)幕布打開，幕布遙控器放在舞臺(tái)木格柵南側(cè)木飾面上。
4.3.2 4只音響擺放在4個(gè)墻角。見圖10。
4.3.3 溫度計(jì)放在進(jìn)門的南北墻角。見圖10。
4.3.4 地?zé)岱炙髟谶M(jìn)門的木飾面里。見圖10。
4.3.5 燈光開關(guān)在進(jìn)門的左手邊墻面上。見圖10。
4.3.6 空調(diào)開關(guān)在301會(huì)議室與302會(huì)議室中間的空調(diào)機(jī)房內(nèi)，開會(huì)時(shí)空調(diào)變頻器應(yīng)調(diào)到30至35赫茲。
圖8 會(huì)場布置示例1
圖9 會(huì)場布置示例2
4.4.1 迎賓服務(wù)。會(huì)議開始前，服務(wù)人員應(yīng)回到各自崗位（地下車庫口、電梯口、正門、衛(wèi)生間門口、候會(huì)室、視頻會(huì)議室正門及側(cè)門走廊）站好，準(zhǔn)備迎接參會(huì)人員，走廊擺放指示牌后需由會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行指引。若提供掛衣服務(wù)，衣掛放在正門外，嚴(yán)格按照一掛兩牌按序號(hào)為領(lǐng)導(dǎo)提供掛衣服務(wù)，引領(lǐng)重要領(lǐng)導(dǎo)到候會(huì)室。見圖 11。
4.4.2 倒水服務(wù)。服務(wù)員應(yīng)了解各位領(lǐng)導(dǎo)喜好（是否喝茶水），會(huì)議開始前20分鐘倒水，會(huì)議期間每20分鐘續(xù)水一次，重要領(lǐng)導(dǎo)講話期間不續(xù)水，續(xù)水時(shí)做到走路無聲、續(xù)水無聲。
4.4.3 站會(huì)服務(wù)。站會(huì)服務(wù)人員應(yīng)站在主席臺(tái)南北兩側(cè)靠門處及東側(cè)正門，標(biāo)準(zhǔn)站姿，目光注視主席臺(tái)，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意會(huì)及觀察室內(nèi)溫度變化，并及時(shí)調(diào)整。見圖12。
4.5.1 散會(huì)前半小時(shí)，所有服務(wù)人員應(yīng)回到各自崗位，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)開門送領(lǐng)，并提醒帶好隨身物品，檢查會(huì)場是否有遺留物品，若有，及時(shí)歸還。
4.5.2 服務(wù)人員應(yīng)清掃和整理會(huì)議室，做好杯具清洗和消毒工作，確保下次會(huì)議正常使用。見圖13。
圖10 物品擺放示例
圖11 迎賓服務(wù)示例
圖12 站會(huì)服務(wù)示例
圖13 散會(huì)服務(wù)示例
5.1.1 接到會(huì)議通知后，應(yīng)明確會(huì)議主題、議程、召開時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)出席范圍和參會(huì)人數(shù)。
5.1.2 會(huì)前應(yīng)召開協(xié)調(diào)會(huì)，會(huì)議主管根據(jù)會(huì)議情況合理分配服務(wù)人員，向其介紹基本情況，說明要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。
5.1.3 音響師應(yīng)提前一天檢查音響設(shè)備及燈光，會(huì)前一小時(shí)調(diào)試音響設(shè)備和燈光。
5.1.4 會(huì)議室溫度夏季應(yīng)控制在22℃，冬季應(yīng)控制在23℃。
5.1.5 服務(wù)員應(yīng)將桌椅打掃干凈，保潔員將地毯吸干凈。
5.2.1 主席臺(tái)第一排宜擺放1.18m×700cm的木質(zhì)條桌及1.8m×700cm的木質(zhì)條桌，使用帶扶手的紅色絨布椅子。主席臺(tái)上宜擺5層高低舞臺(tái)，每排擺10張1.8m×600cm的木質(zhì)條桌，主席臺(tái)最多可容納105人。
5.2.2 主席臺(tái)右前方45度角擺放講臺(tái)。見圖14。
5.2.3 會(huì)標(biāo)長22m，寬1.45m，老宋體字。
5.2.4 大禮堂一樓應(yīng)有867個(gè)座位，二樓372個(gè)座位，共1239個(gè)座位。見圖15。
5.3.1 幕布、黨徽、會(huì)標(biāo)的控制開關(guān)應(yīng)在二樓音箱室內(nèi)。
5.3.2 溫度計(jì)應(yīng)放在主席臺(tái)東西墻面上和一層?xùn)|西墻面上，見圖16。
5.3.3 主席臺(tái)地?zé)岱炙髟诒眰?cè)墻面上和一樓東西墻面下方的檢修口內(nèi)見圖17。
5.3.4 燈光控制開關(guān)在東西墻面上，見圖17。
5.3.5 空調(diào)開關(guān)在三樓北側(cè)空調(diào)機(jī)房內(nèi)，開會(huì)時(shí)空調(diào)變頻器調(diào)到30－35赫茲。
5.3.6 備用桌椅及高低舞臺(tái)在最后一層幕布后，見圖18。
圖14 講臺(tái)布置示例
圖15 大禮堂示例
圖16 溫度計(jì)擺放示例
圖17 地?zé)岱炙鲾[放示例
圖18 舞臺(tái)布置示例
5.4.1 迎賓服務(wù)。應(yīng)在會(huì)議開始前2小時(shí)結(jié)束會(huì)前準(zhǔn)備工作，服務(wù)員回到各自崗位（地下車庫口、電梯口、正門、衛(wèi)生間門口、候會(huì)室、大禮堂正門及側(cè)門走廊）站好，準(zhǔn)備迎接參會(huì)人員，走廊擺放指示牌后需由會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行指引。若提供掛衣服務(wù)，衣掛放在正門外，嚴(yán)格按照一掛兩牌按序號(hào)為領(lǐng)導(dǎo)提供掛衣服務(wù)，引領(lǐng)重要領(lǐng)導(dǎo)到候會(huì)室。見圖19。
5.4.2 倒水服務(wù)。服務(wù)員應(yīng)了解各位領(lǐng)導(dǎo)喜好（是否喝茶水），會(huì)議開始前20分鐘倒水，會(huì)議期間每20分鐘續(xù)水一次，重要領(lǐng)導(dǎo)講話期間不續(xù)水，續(xù)水時(shí)做到走路無聲、續(xù)水無聲。
5.4.3 站會(huì)服務(wù)。站會(huì)服務(wù)人員應(yīng)站在主席臺(tái)東西兩側(cè)靠門處及南側(cè)正門，標(biāo)準(zhǔn)站姿，目光注視主席臺(tái)，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意會(huì)及觀察室內(nèi)溫度變化，并及時(shí)調(diào)整。
5.5.1 散會(huì)時(shí)，所有服務(wù)人員應(yīng)回到各自崗位，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)開門送領(lǐng)，并提醒帶好隨身物品，檢查會(huì)場是否有遺留物品，若有，及時(shí)歸還。見圖20。
5.5.2 服務(wù)人員應(yīng)清掃和整理會(huì)議室、進(jìn)行杯具清洗和消毒。見圖21。
圖19 迎賓服務(wù)示例
圖20 散會(huì)服務(wù)示例
圖21 杯具示例
6 向海大廳續(xù)水工作流程
6.1 待領(lǐng)導(dǎo)離開候會(huì)室進(jìn)入向海大廳開會(huì)后，應(yīng)將打滿的30壺水放于208候會(huì)室東北角處。
6.2 續(xù)水準(zhǔn)備。會(huì)議大概進(jìn)行一半的時(shí)間，重要領(lǐng)導(dǎo)講話不續(xù)水，待領(lǐng)導(dǎo)講完后于208候會(huì)室東北角的側(cè)門進(jìn)入，續(xù)水分為3部分，西側(cè)、中間、東側(cè)。
6.3 續(xù)水。10名會(huì)議服務(wù)員，應(yīng)右手拿壺，左手四指并攏于壺身底側(cè)，右手貼于襯衫第二顆扣子，步伐整齊，依次進(jìn)入，一至十排列隊(duì)站好，集體左轉(zhuǎn)身，停頓1秒，然后向前走三小步，走到第一個(gè)杯子處，右手拿壺放于右腿側(cè)面，左手小拇指和無名指輕輕將杯蓋夾起，大拇指與食指輕輕拿起杯子，向右轉(zhuǎn)身45度，水倒8分滿，時(shí)間約為5秒，杯把呈45度角，杯與杯距離也為三小步，左先右后，每到一個(gè)杯子處停頓1秒。西側(cè)的水杯全部續(xù)完后，走三步至過道中間，停頓1秒、舉壺、左轉(zhuǎn)身，于208東北角側(cè)門出去，換上滿壺的開水，再次于208東北角側(cè)門進(jìn)入中間部分，依次由左向右續(xù)，中間部分續(xù)完再次返回208換壺，接著向海大廳東側(cè)續(xù)水，所有水續(xù)完以后，從向海大廳的東北角側(cè)門走出，從向海大廳南側(cè)繞行返回開水房。見圖22。
00003——續(xù)水期間，無論領(lǐng)導(dǎo)水杯是否有水，都應(yīng)將杯子拿起，保持整齊度；
00004——不宜改變領(lǐng)導(dǎo)杯子的擺放位置及杯蓋，拿杯蓋的時(shí)候宜小心蓋子里存留的水滴落到文件上；
00005——續(xù)完水從向海大廳南側(cè)繞行時(shí)，不宜喧嘩，輕聲走路；
00006——續(xù)水全過程宜保持微笑，所有流程服裝宜統(tǒng)一、妝容宜統(tǒng)一、姿勢宜統(tǒng)
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