2018年會議服務(wù)管理要求
發(fā)布日期：2018-11-12瀏覽次數(shù)：690
前 言
本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1—2009給出的規(guī)則起草。
本標(biāo)準(zhǔn)由機(jī)關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：盤錦市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、遼寧省標(biāo)準(zhǔn)化研究院。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：莫大國，李鑫，張麗麗，楊丹，王小菲。
會議服務(wù)管理要求
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了會議服務(wù)、會議室管理、外出跟車管理、停車管理和屏蔽柜管理等要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于盤錦市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局政通物業(yè)會議服務(wù)的管理。
2 會議服務(wù)
2.1 引領(lǐng)服務(wù)
將右手臂自然彎曲，提至齊胸的高度，手指伸直五指并攏，手掌心向上以肘關(guān)節(jié)為軸，指向目標(biāo)， 動作幅度不要過猛。引領(lǐng)時，應(yīng)走在客人的側(cè)前方，距離保持2-3步，隨著客人的步伐輕松的前進(jìn)，根據(jù)客人的步伐適當(dāng)調(diào)節(jié)快慢，不可離客人太遠(yuǎn)也不可太近。當(dāng)?shù)焦諒澨帒?yīng)停在拐口處用手勢示意，遇到樓梯處，應(yīng)提醒客人“小心臺階”，引領(lǐng)就座時，手勢示意位置手位要放低。
2.2 拉椅服務(wù)
領(lǐng)導(dǎo)帶到座位前，雙手分別放于椅背兩側(cè)，用膝蓋抵住椅背，輕輕拉椅，椅面稍轉(zhuǎn)向客人，待領(lǐng)導(dǎo)走到座位前，再將椅子向前推，右手手勢示意客人請就座。
2.3 衣帽服務(wù)
會議中若有領(lǐng)導(dǎo)要脫掉外套，會議服務(wù)人員要及時幫領(lǐng)導(dǎo)將衣服掛在衣架上，并記住領(lǐng)導(dǎo)號牌。切記拿衣服時不能大幅度甩動，避免將領(lǐng)導(dǎo)衣服內(nèi)的物品甩掉或弄壞。
2.4 打傘服務(wù)
如遇會議期間下雨，會議服務(wù)人員主管提前安排服務(wù)員為參會領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行打傘服務(wù)，打傘過程中應(yīng)身體前傾， 手臂伸直，將雨傘舉過頭頂，服務(wù)中不能與領(lǐng)導(dǎo)身體發(fā)生碰撞。
2.5 倒水服務(wù)
2.5.1 倒水方法：左手提壺，站在客人右側(cè)（若右側(cè)太擠也可在左側(cè)倒水），右手拇指和食指捏住杯蓋，右手中指、無名指、小指握住杯把將茶杯端起，側(cè)身在客人身后倒水。倒水時胳膊彎曲，將水徐徐倒進(jìn)杯中，不要過快，避免熱水噴出燙到客人，水倒入杯中不要太滿，八分滿即可，倒完水后將水杯輕輕的放回原處，蓋上杯蓋，可將杯蓋留一條縫隙，用手勢示意客人水已倒好。倒水時動作一定要輕，杯蓋與杯子之間不可發(fā)出聲響。
2.5.2 倒水順序：倒水時，一般由兩名會議服務(wù)人員從會議桌兩邊同時倒水，按照先賓后主的原則，先左 后右的順序倒水。
2.6 開門服務(wù)
會議過程中如遇領(lǐng)導(dǎo)有事要出去，盯會人員要提前將會議室的門打開一半，會議室外會議服務(wù)人員等領(lǐng)導(dǎo) 回來，也要提前將會議室門打開?？腿诉M(jìn)入會場后，將會議室門輕輕關(guān)上。
2.7 更換方巾服務(wù)
方巾若使用要及時更換，將干凈的方巾放在方巾托里放在托盤上，走到需要更換的座位前，先將用過的方巾及方巾托收回到托盤，再將干凈的方巾及方巾托放回原處。
2.8 話筒服務(wù)
音響師提前了解會議議程，會議前測試話筒音量、效果。會議期間，會議服務(wù)人員在場內(nèi)注意話筒效果， 若聲音太大或太小，要及時與音響師溝通，立即調(diào)節(jié)。
2.9 杯具擺放
礦泉水、玻璃杯、茶杯由左至右依次排列擺放，杯墊要與便簽右上角的橫豎延長線分別切邊，茶杯放到杯墊中心，杯把朝客人右側(cè)45度角擺放，標(biāo)識面向客人。玻璃杯放置于茶杯的左側(cè)，與杯墊相距1.5 米，拿玻璃杯時切記拿杯子最下方，防止杯身有手印。礦泉水放置于玻璃杯左側(cè)，與玻璃杯相距1.5厘米，礦泉水中文商標(biāo)面向客人。要求各物品達(dá)到橫豎一條線，整齊美觀，見圖1。
1.10 倒水服務(wù)
了解各位領(lǐng)導(dǎo)喜好（是否喝茶水），會議開始前20分鐘倒水。服務(wù)員依次排隊進(jìn)入場內(nèi)，拿壺姿勢統(tǒng)一優(yōu)美，壺蓋與襯衣第二顆扣子平齊，輕聲操作。見圖2。
1.11 續(xù)水服務(wù)
會議期間每20分鐘續(xù)水一次，重要領(lǐng)導(dǎo)講話期間不續(xù)水，續(xù)水時做到走路無聲、續(xù)水無聲。
3 會議室管理
3.1 擺臺
3.1.1 擺放名牌、茶杯、茶杯墊、方巾、方巾托、紙巾、礦泉水、垃圾桶，主要講話領(lǐng)導(dǎo)放置 797 有線話筒。
3.1.2 話筒統(tǒng)一放置正對椅子中間，距離桌前邊緣 20 厘米，話筒高度距離桌前邊緣 20 厘米，名牌放置在話筒右側(cè) 1 厘米處，名牌距離桌邊緣 10 厘米，名牌前放置方巾托、紙巾包，茶水杯放置在名牌右側(cè) 1 厘米處，距離桌邊緣 20 厘米，（備注：除名牌外，其余桌面擺臺備品均擺放著同一水平線上，距離桌前邊緣 20 厘米），見圖 3。
3.1.3 會議材料統(tǒng)一放置正對椅子中間，距離桌下邊緣 3 厘米。
3.1 桌裙臺布
3.2.1 臺布
3.2.1.1 臺布分兩種：白色和藍(lán)色臺布。白色用于回字形會議，藍(lán)色用于電視電話型會議。
3.2.1.2 臺布不用的疊好擺放整齊，臺布放在會議室?guī)旆空硐鋬?nèi)，按照尺寸、顏色分類存放。
3.2.1.3 臺布用過有污漬單獨(dú)存放，并且及時送到洗衣房清洗干凈。取回后放到相應(yīng)的整理箱內(nèi)。
3.2.1.4 鋪臺布：卡子與卡子間距 30 厘米，臺布邊緣下垂距桌沿 20 厘米。臺布抻緊，防止有褶皺， 如有特殊死褶拿熨斗熨好。
示例1：500 厘米寬桌子：卡子的距離 500 厘米寬桌子豎向固定 3 個卡子，距離每個桌角 2 厘米處各固定一個卡子， 豎向卡子與卡子直接距離為 20 厘米，橫向卡子與卡子直接距離 30 厘米（以A4 紙為準(zhǔn)）。見圖 4。
示例2：700 厘米寬桌子：卡子的距離 700 厘米寬桌子豎向固定 4 個卡子，距離每個桌角 2 厘米處各固定一個卡子， 豎向卡子與卡子直接距離為 20 厘米，橫向卡子與卡子直接距離 30 厘米（以A4 紙為準(zhǔn)）。見圖 4。
3.2.2 桌裙
桌裙不用的疊好擺放整齊，桌裙放在會議室小屋整理箱內(nèi)，按照尺寸分類存放，把裙擺捋順，如有特殊死褶拿掛燙機(jī)熨好。
4.1 外出服務(wù)
4.1.1 接到外出服務(wù)通知后，明確外出主要目的、流程、時間以及領(lǐng)導(dǎo)出席的范圍和參會人數(shù)。
4.1.2 外出服務(wù)前召開協(xié)調(diào)會，會議主管根據(jù)外出情況合理分配服務(wù)人員，并介紹此次外出的基本情況，說明要求和需要注意的事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。
4.1.3 提前檢查準(zhǔn)備好外出服務(wù)時所需要攜帶的備品。
4.2 跟車服務(wù)
跟車服務(wù)要求見表1。
5 車輛停放管理
會堂接待大型會議時，主動提示辦會方協(xié)調(diào)交警。并提前將禁止泊車的車位牌放置在門前車位內(nèi)。在執(zhí)勤交警未到之前，嚴(yán)禁亂停亂放，門前安排交通疏導(dǎo)人員進(jìn)行專項(xiàng)管理。具體要求如下：
——門前禁停摩托車、電瓶車、自行車等一切非機(jī)動車；
——參會的公務(wù)車輛一律按停車線位停放在車位內(nèi)；
——盤錦人民會堂門前禁止停放任何車輛（見圖 20）；
——員工車輛一律停放在會堂西側(cè)停車場內(nèi)。
6 屏蔽柜管理
6.1 屏蔽柜在召開保密會議以及主辦方有要求時使用。
6.2 屏蔽柜共三層，上兩層每層有 30 個單獨(dú)方格，每格有一把專用鑰匙，可放置 60 臺手機(jī)。第三層用于放置筆記本電腦等大型電子設(shè)備。
6.3 會議室大門口距離屏蔽柜 30 厘米處放置“請各位領(lǐng)導(dǎo)把手機(jī)放到屏蔽柜內(nèi)”指示牌，方便領(lǐng)導(dǎo)放置手機(jī)，會議服務(wù)員提示領(lǐng)導(dǎo)收好屏蔽柜鑰匙。見圖 21。
6.4 會前，服務(wù)人員提前 40 分鐘到崗，為參會領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，并提示參會領(lǐng)導(dǎo)會后按照號碼牌領(lǐng)取手機(jī)。
6.5 會中將屏蔽柜門關(guān)上，對手機(jī)信號進(jìn)行屏蔽，以免手機(jī)發(fā)出聲響，安排好會議服務(wù)人員，保證屏蔽柜安全，20 分鐘一換崗。
6.6 會議結(jié)束前 10 分鐘，服務(wù)人員到崗準(zhǔn)備，嚴(yán)格按照號碼牌領(lǐng)取手機(jī)，防止有遺忘在屏蔽柜內(nèi)。
6.7 要求服務(wù)人員具有高度的責(zé)任心，領(lǐng)取手機(jī)時認(rèn)真細(xì)致。
6.8 市委前樓屏蔽柜固定放置于常委會議室門口候會室內(nèi)，會議結(jié)束后保證每個鑰匙口向上。市委后樓屏蔽柜平時放于庫房內(nèi)。保證兩個屏蔽柜上無雜物，每天擦拭屏蔽柜。
