5.1.2會場設備設施
5.1.2.1 會前 1 小時檢查照明是否正常,燈具是否全部完好,有損壞的及時更換。
5.1.2.2 會議前 1 小時再次確認音響設備是否完好,話筒音量調節(jié)適中,并在開會前 30 分鐘及散會后播放暖場曲。
5.1.2.3 如有投影設施提前 2 小時檢查,全部調試到位。
5.1.2.4 會前 1-5 小時檢查室內空調是否正常,會場溫度設定在規(guī)定溫度內,冬季 23 度,夏季 24.5 度。
5.1.3 環(huán)境衛(wèi)生
5.1.3.1 會前 5-8 小時由辦公室?guī)ьI服務員及保潔員徹底清掃會議室衛(wèi)生,會議桌干凈無手印和水漬, 椅子無灰塵和毛發(fā),桌子抽屜無雜物無灰塵,地毯上無雜物。
5.1.3.2 會議室死角衛(wèi)生清潔到位,窗臺無灰塵,墻角處無蜘蛛網,墻面干凈無灰塵。
5.1.3.3 平臺衛(wèi)生由保潔員清潔保持,地面明亮無腳印、無煙頭,垃圾桶干凈。
5.1.3.4 各衛(wèi)生間干凈無異味,擦手紙、廁紙?zhí)崆胺胖谩?/span>
5.1.3.5 會議室內環(huán)境衛(wèi)生由服務員管理,加強巡視隨時清理。
5.2 會議服務流程
5.2.1 會前準備
5.2.1.1 接到會議通知后,根據會場人數、會議標準及會議性質來擺放所需物品,并按具體要求布置會場。
5.2.1.2 通知安保人員對參會車輛進行疏導。
5.2.1.3 如果下雨或下雪準備雨傘、除雪鏟等工具。
5.2.1.4 保潔員對會議室內的地毯、墻壁進行吸塵處理,對一樓大廳門玻璃進行清潔,對各衛(wèi)生間進行保潔作業(yè)。
5.2.1.5 由商務辦公室準備會議所需會標及座簽,并確認會標內容是否準確無誤,座簽人名是否正確。
5.2.1.6 會前召開協調會,由服務員主管安排部署好會議服務人員和具體分工,會議開始前 1 小時準備開水并打開空調。
5.2.1.7 在會議前半小時,所有準備工作結束,人員到位,迎接領導的到來。
5.2.2 會中服務
5.2.2.1 會議服務人員應提前 1 小時進入會場,檢查會場整體效果,會務接待主任對會場人數、臺型及要求進行最后確認,如遇會議方要求現場改動時,服務人員要積極主動配合。
5.2.2.2 會前 1 小時備好茶葉,打開音響,播放輕音樂。打開照明燈及通道門,做好引導工作。
5.2.2.3 領導到達后,迎賓人員應面帶微笑,對所有來開會的領導都使用禮貌用語“您好”“上午好” “下午好”。
5.2.2.4 主要領導到達后,有專人引領到領導座位,并進行拉椅服務。
5.2.2.5 會前 20 分鐘進行第一次倒水,動作要輕盈,不要擋住參會者的視線。倒完水后立即返回, 并在會議室內站立觀察會場動態(tài),盯會者必須大腦精神集中,觀察領導及每一位客人的動態(tài),從領導眼神或動作中領會領導需求并及時上前詢問解決。
5.2.2.6 服務員要站在會場的后面或側面注意觀察全場并及時提供服務,會議期間,若領導有重要事情要談不需要會議服務,服務人員應倒完水后立即退出會議室在門外等候。
5.2.2.7 會議進行中,盯會人員根據會議議程,提前將要講話人的話筒打開,并將話筒對準講話人。
5.2.2.8如使用投影匯報時,按主辦方要求關閉投影幕布前的燈,使會場的燈光變?yōu)橥队澳J?,匯報結束后,要立即打開幕布前的燈,改為正常模式。
5.2.2.9 根據客人大部分喝水情況,約為 20 分鐘添一次茶水,若主要領導喝水較快還不到倒水時間, 可根據情況先給領導添水,若大部分領導剛進會場喝水較快,可以根據情況全場提前倒水。主要領導講話時間嚴禁倒水。
5.2.2.10 主要領導濕巾若使用要及時更換,所有更換的物品都以主要領導優(yōu)先,然后依次進行。
5.2.2.11 會議期間可根據會場情況適當的調節(jié)空調溫度,會場溫度不能過低或過高。
5.2.2.12 平臺服務員對候會領導茶水服務,要求每人一杯,如領導換座位,應立即重新再給領導奉茶, 原位置衛(wèi)生立即清理。
5.2.3 會后服務
5.2.3.1 會議快結束時,服務員主管提前安排服務員送客站門,通知樓下將貴賓廳準備好,方便會議結束后市領導有事要談,提前做好工作。
5.2.3.2 會議結束后,立即將所有會議室的門打開,迎賓人員熱情送客,使用禮貌用語“請慢走”, 盯會人員要給領導拉椅服務
5.2.3.3 領導離開會議室后,要立即查看會議室有無遺留物品,若發(fā)現遺留物品及時通知會務接待室。
5.2.3.4 會議結束后,辦公室立即清理會場物品,保潔員打掃會場衛(wèi)生,電工、音響師檢查音響設備設施是否全部關閉,將會議室門打開通風。
5.2.3.5 嚴格做好會議保密工作,不詢問、議論、外傳會議內容和領導講話內容。
5.2.3.6 會后召開總結會,總結優(yōu)缺點。
5.2.3.7 會務接待室做好會議登記記錄工作。
6 會議總流程

7 會務保密管理要求
7.1 認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關保密工作的法則和制度,確保涉密文件、會議及有關事項的安全。
7.2 密級以上文件指定專人管理,加強安全保護措施,管理人員工作調動時,事先應辦好交接手續(xù)。
7.3 涉密工作人員,不準向無關人員談論有關涉密文件、會議及事項的內容。如有泄露者視情節(jié)嚴重予以嚴肅處理。
7.4 嚴禁用電話索取或提供涉密文件內容。
7.5 嚴禁攜帶密級文件、資料進入公共場所和娛樂場所。
7.6 保持涉密文件和資料的完整,對制發(fā)文件所形成的廢紙不得亂扔,一律按保密資料統一銷毀。需要復印、摘錄或會議期間需要發(fā)放的涉密文件和資料,須經主管領導批準,登記復印份數、文件名稱和文號、批準人和保管人,并按期收回銷毀。
7.7 涉密計算機不得與國際信息網和國內公用信息網聯網。嚴禁在無保密設施的計算機網絡中傳遞秘密文件和資料。涉密計算機信息系統的使用人員必須嚴格按規(guī)定要求接收和發(fā)送信息。
7.8 辦公室工作人員必須遵守下列保密守則:同本標準章節(jié) 4.8。
8 值班管理
8.1 保證 24 小時有人值班,值班人員要做好上傳下達來客登記、電話記錄、安全保障等工作。
8.2 工作人員輪流值班。
8.3 帶班和值班人員要嚴格按照標準對樓內進行巡查,若發(fā)現問題要及時上報處理并填寫好值班日志。
8.4 如果因瀆職而發(fā)生公務損壞、被盜,火災等嚴重事故,按有關法律法規(guī)追究當班人員的責任。
8.5 不準讓家人或外單位人員替班,如有特殊情況可與本單位人員換班。
8.6 帶班領導要認真負責,起到帶頭作用,嚴格執(zhí)行值班制度,做好查崗監(jiān)督、督促工作。
8.7 值班人員要搞好辦公區(qū)域內衛(wèi)生,包括對值班室的換洗處理、垃圾桶、紙簍等的清理。
8.8 為保證辦公區(qū)夏季通風,冬季保暖,值班人員負責夏季開窗通風,冬季關窗保暖。
9 庫房管理
9.1 入庫
根據采購員采購清單或發(fā)票后附清單核對入庫的品種、規(guī)格、數量、金額等,核對無誤后,根據實際情況登記臺賬。根據材料實際品種、規(guī)格、數量、金額填寫入庫單,并將入庫的記賬聯交于采購報銷人員,一同交于財務。(注意:只有材料入庫,固定資產不入庫,固定資產是指使用壽命超過一年且金額超過1000元的有形資產。)入庫填單要求如下:
——正確填寫入庫產品的部門(如食堂或某子公司);
——正確填寫入庫單時間,一定與貨物入庫時間吻合;
——據實填寫貨物的規(guī)格、型號、品名、單位、數量、單價、金額,與發(fā)票金額一致;
——合計金額為本頁入庫單的合計金額(大小寫);
——至少兩人以上簽名(入庫經手人與倉庫負責人不能是同一人);
——保證入庫單號的連續(xù)性,如果不慎填錯,需注明作廢,但不要撕毀單據。
9.2 出庫
根據各部門或各子公司出庫人員上報實際出庫的材料填寫出庫單,根據實際情況登記臺賬。根據材料實際品種、規(guī)格、數量、金額等填寫出庫單,并將出庫單的記賬聯交于采購報銷人員,一同交于財務。出庫填單要求如下:
——正確填寫出庫產品的部門(如食堂或某子公司);
——正確填寫出庫單時間,一定與貨物入庫時間吻合;
——據實填寫貨物的規(guī)格、型號、品名、單位、數量、單價、金額,與發(fā)票金額一致;
——合計金額為本頁出庫單的合計金額(大小寫);
——至少兩人以上簽名(負責人應與出庫經手人同一部門);
——保證出庫單號的連續(xù)性,如果不慎填錯,需注明作廢,但不要撕毀單據。
9.3 調撥
材料調撥需調出方填寫出庫單,并填寫資產調撥單(資產調撥單需制表人、資產負責人、財務及負責人審批)一式兩份,一份自留,一份交于財務,便于登記。調入方也應及時填寫入庫單,登記臺賬。
9.4 盤點
庫管人員與財務人員共同盤點原材料、固定資產的數量,并填寫盤點表。填寫好的盤點表,與上期結余核對,當出現盤贏盤虧時,填寫盈虧審批表,并標注差異原因。
9.5 月末報賬
每月25日之前庫管人員應將庫存明細表及保管賬上報財務人員,核對無誤后,報表根據審核無誤的保管賬按類別填寫匯總表并上報財務。
10 考核與監(jiān)督
會議服務考核按照下表執(zhí)行。
表1 會議服務考核表
|
會議服務考核標準
|
|
姓 名
|
|
部 門
|
|
考 評 日 期
|
|
|
評價因素
|
對評價期間工作成績的評價要點
|
評 價 尺 度
|
|
優(yōu)
|
良
|
中
|
可
|
差
|
|
會議擺臺
|
1.桌椅之間距離
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
2.便簽擺放
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
3.文件擺放
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
4.茶杯擺放
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
5.礦泉水擺放
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
6.鉛筆擺放
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
引領服務
|
1.站立姿勢標準,淡妝上崗,精神飽滿,服飾挺括
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
2.微笑服務,禮貌用語
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
3.引領姿勢標準
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
4.引領位置正確
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
5.拉椅讓座
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
方巾服務
|
1.疊方巾的方法
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
2.遞方巾姿勢
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
3.撤方巾姿勢
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
茶水服務
|
1.水杯擺放成一直線,杯把方向一致,向右 45°
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
2.倒水姿勢標準
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
3.水位八分滿,磕杯蓋無聲音
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
送別客人
|
1.禮貌用語
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
2.主動問詢客人是否帶好隨身物品
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
應變能力
|
1.突發(fā)事件處理
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
通過以上各項評分,該員工的綜合得分為 分
|
|
考核者意見:
|
|
考核者簽字 年 月 日
|
|
注:考核標準滿分為100分,考核及格分為90分,考核優(yōu)秀分為95分。每月月末進行考核,會議服務考核標準所得分數與員工管理制度所得分數各占員工總考核得分的50%??己撕笕麊T工交罰款100 75 50分
別給前三名員工100 75 50 , 90分及以上不罰款 。
|