2018年會(huì)議接待服務(wù)規(guī)范
前 言
本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1—2009給出的規(guī)則起草。
本標(biāo)準(zhǔn)由機(jī)關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：盤錦市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、遼寧省標(biāo)準(zhǔn)化研究院。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：莫大國(guó)，李鑫，張麗麗，楊丹，王小菲。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了會(huì)議中心視頻會(huì)議、向海會(huì)議室及侯會(huì)廳、208侯會(huì)廳、宏冠會(huì)議室和市委后樓會(huì)議室服務(wù)要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于盤錦市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局政通物業(yè)的會(huì)議接待服務(wù)。
2 會(huì)議中心視頻會(huì)議
2.1 會(huì)前準(zhǔn)備
2.1.1 接到會(huì)議通知后，明確會(huì)議主題、議程、召開時(shí)間、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)出席范圍和參會(huì)人數(shù)。
2.1.2 會(huì)前召開協(xié)調(diào)會(huì)，會(huì)議主管根據(jù)會(huì)議情況合理分配服務(wù)人員，向其介紹基本情況，說(shuō)明要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。
2.1.3 音響師提前一天檢查視頻信號(hào)是否暢通，會(huì)前一小時(shí)調(diào)試音響設(shè)備和燈光。
2.1.4 會(huì)議室溫度夏季控制在 24.5℃，冬季控制在 23℃。
2.1.5 服務(wù)員將桌椅打掃干凈，保潔員將地毯吸干凈。
2.2 會(huì)場(chǎng)布置
2.2.1 主席臺(tái)擺放 5 張 1.4 米×700 厘米的木質(zhì)條桌，5 把帶扶手的紅色絨布椅子。主席臺(tái)上的桌子距主席臺(tái)前沿 30 厘米，主席臺(tái)座位根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)人數(shù)隨時(shí)調(diào)整。見(jiàn)圖 1。
圖1 主席臺(tái)布置示意圖
222 主席臺(tái)與第一排桌子間距為 2.2 米，南北兩側(cè)過(guò)道寬為 1.66 米，第一排擺放 9 張 1.4米×700 厘米的木質(zhì)條桌，9 把不帶扶手的紅色絨布椅子（椅子數(shù)量根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)人數(shù)隨時(shí)調(diào)整）。第二至第八排，每排擺放 9 張 1.4 米×500 厘米的木質(zhì)條桌和 18 把不帶扶手的紅色絨布椅子，排與排前后間距為1.26 米。按現(xiàn)有固定擺法，可容納 144 人參會(huì)，如開會(huì)人數(shù)增加，可將第八排條桌撤掉，加 18 把椅子， 以此類推可以撤掉后面的四排桌子，此時(shí)可容納 220 人參會(huì)。見(jiàn)圖 2。
2.3 物品擺放
2.3.1 無(wú)會(huì)時(shí)，幕布處于合并狀態(tài)，開會(huì)時(shí)幕布打開，幕布遙控器放在舞臺(tái)木格柵南側(cè)木飾面上。
2.3.2 4 只音響擺放在 4 個(gè)墻角。
2.3.3 溫度計(jì)放在進(jìn)門的南北墻角。
2.3.4 地?zé)岱炙髟谶M(jìn)門的木飾面里。
2.3.5 燈光開關(guān)在進(jìn)門的左手邊墻面上。
2.3.6 空調(diào)開關(guān)在 301 會(huì)議室與 302 會(huì)議室中間的空調(diào)機(jī)房?jī)?nèi)，開會(huì)時(shí)空調(diào)變頻器調(diào)到 30 至 35 赫茲。見(jiàn)圖 3。
2.4 會(huì)中服務(wù)
2.4.1 迎賓服務(wù)
2.4.2 會(huì)議開始前，服務(wù)人員回到各自崗位（地下車庫(kù)口、電梯口、正門、衛(wèi)生間門口、候會(huì)室、視頻會(huì)議室正門及側(cè)門走廊）站好，準(zhǔn)備迎接參會(huì)人員，走廊擺放指示牌后需由會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行指引。若提供掛衣服務(wù)，衣掛放在正門外，嚴(yán)格按照一掛兩牌按序號(hào)為領(lǐng)導(dǎo)提供掛衣服務(wù)，引領(lǐng)重要領(lǐng)導(dǎo)到候會(huì)室。見(jiàn)圖 4。
2.4.3 倒水服務(wù)。了解各位領(lǐng)導(dǎo)喜好（是否喝茶水），會(huì)議開始前 20 分鐘倒水，會(huì)議期間每 20 分鐘續(xù)水一次，重要領(lǐng)導(dǎo)講話期間不續(xù)水，續(xù)水時(shí)做到走路無(wú)聲、續(xù)水無(wú)聲。
2.4.4 站會(huì)服務(wù)。站會(huì)服務(wù)人員站在主席臺(tái)南北兩側(cè)靠門處及東側(cè)正門，標(biāo)準(zhǔn)站姿，目光注視主席臺(tái)， 領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意會(huì)及觀察室內(nèi)溫度變化，并及時(shí)調(diào)整。見(jiàn)圖 5。
2.5 散會(huì)服務(wù)
2.5.1 散會(huì)前半小時(shí)，所有服務(wù)人員回到各自崗位，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)開門送領(lǐng)，并提醒帶好隨身物品， 檢查會(huì)場(chǎng)是否有遺留物品，若有，及時(shí)歸還。
2.5.2 服務(wù)人員清掃和整理會(huì)議室，做好杯具清洗和消毒工作，保證下次會(huì)議正常使用。見(jiàn)圖 6。
3 向海會(huì)議室及候會(huì)廳
3.1 會(huì)前準(zhǔn)備
3.1.1 接到會(huì)議通知后，確認(rèn)會(huì)議召開時(shí)間、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)出席范圍和參會(huì)人數(shù)。
3.1.2 會(huì)前召開協(xié)調(diào)會(huì)，會(huì)議主管根據(jù)會(huì)議情況合理分配服務(wù)人員，向其介紹會(huì)議情況，說(shuō)明要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。
3.1.3 音響師提前一天檢查音響設(shè)備及燈光，會(huì)前一小時(shí)調(diào)試音響設(shè)備和燈光。
3.1.4 會(huì)議室溫度夏季控制在 24.5℃，冬季控制在 23℃。
3.1.5 服務(wù)員將桌椅打掃干凈,保潔將地毯吸干凈。
3.2 會(huì)場(chǎng)布置
3.2.1 主席臺(tái)可擺放 1.4 米×700 厘米的木質(zhì)條桌或 1.8 米×700 厘米的木質(zhì)條桌，使用帶扶手的紅色絨布椅子。主席臺(tái)桌子距主席臺(tái)前沿 10 厘米，主席臺(tái)座位根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)人數(shù)隨時(shí)調(diào)整。
3.2.2 會(huì)標(biāo)長(zhǎng) 22 米、寬 1.45 米，大標(biāo)宋字；紅旗底座與主席臺(tái)邊緣對(duì)齊，兩個(gè)底座之間距離為 1.42 米，兩側(cè)紅旗中間擺成 V 字形，旗桿槍頭距會(huì)標(biāo) 10 厘米；黨徽最前端距地面 3.85 米。見(jiàn)圖 7。
3.2.3 主席臺(tái)與第一排桌子距離為 6.7 米，中間兩條過(guò)道寬 1.5 米，第一排中間擺放 5 張 1.4 米×500 厘米的木質(zhì)條桌，兩側(cè)各擺放 4 張 1.4 米×500 厘米的木質(zhì)條桌，每排擺放 26 把不帶扶手的紅色絨布椅子，向海大廳現(xiàn)已擺放 10 排桌椅，排與排前后距離為 1.5 米，可容納 260 人參會(huì)，見(jiàn)圖 8。如開會(huì)人數(shù)增加，排與排前后距離可調(diào)整為 1.3 米，可容納 320 人參會(huì)，見(jiàn)圖 9。
3.3 物品擺放
3.3.1 幕布、黨徽、會(huì)標(biāo)的控制開關(guān)設(shè)在主席臺(tái)西側(cè)墻角燈槽內(nèi)。
3.3.2 8 只音響擺放在東西墻靠近木門處。
3.3.3 溫度計(jì)放在東西墻上。
3.3.4 地?zé)岱炙髟跂|西墻面下方的檢修口內(nèi)。
3.3.5 空調(diào)開關(guān)在三樓南側(cè)空調(diào)機(jī)房?jī)?nèi)，開會(huì)時(shí)空調(diào)變頻器調(diào)到 30 至 35 赫茲。
3.3.6 備用桌椅在向海大廳西南側(cè)平臺(tái)。
3.4 會(huì)中服務(wù)
3.4.1 迎賓服務(wù)
會(huì)議開始前，服務(wù)人員回到各自崗位站好，準(zhǔn)備迎接參會(huì)人員，走廊擺放指示牌后需由服務(wù)人員進(jìn)行指引（面帶微笑，標(biāo)準(zhǔn)站姿）。如需提供掛衣服務(wù)，衣掛放在正門外，嚴(yán)格按照一掛兩牌按序號(hào)為領(lǐng)導(dǎo)提供掛衣服務(wù)，引領(lǐng)重要領(lǐng)導(dǎo)到候會(huì)室
3.4.2 倒水服務(wù)
了解各位領(lǐng)導(dǎo)喜好（是否喝茶水），會(huì)議開始前20分鐘倒水，會(huì)議期間每20分鐘續(xù)水一次，重要領(lǐng)導(dǎo)講話期間不續(xù)水，續(xù)水時(shí)做到走路無(wú)聲、續(xù)水無(wú)聲。
3.4.3 站會(huì)服務(wù)
站會(huì)服務(wù)人員站在主席臺(tái)東西兩側(cè)靠門處及北側(cè)正門，標(biāo)準(zhǔn)站姿，目光注視主席臺(tái)，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意會(huì)及觀察室內(nèi)溫度變化，并及時(shí)調(diào)整。
3.4.4 散會(huì)服務(wù)
3.4.4.1 散會(huì)前半小時(shí)，所有服務(wù)人員回到各自崗位，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)開門送領(lǐng)導(dǎo)，并提醒帶好隨身物品，查檢會(huì)場(chǎng)是否有遺留物品，若有，及時(shí)歸還。
3.4.4.2 服務(wù)人員清掃和整理會(huì)議室，保證下次會(huì)議正常使用。
4 208 候會(huì)廳
4.1 接到參觀、召開會(huì)議的通知后，各個(gè)崗位站門，引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入候會(huì)室，根據(jù)季節(jié)變化提供掛衣服務(wù)，熟悉的領(lǐng)導(dǎo)不需要發(fā)衣牌，依次引領(lǐng)至沙發(fā)座位，見(jiàn)圖 10。
4.2 根據(jù)會(huì)議時(shí)間，可提前將茶水或白開水準(zhǔn)備好，若時(shí)間匆忙，可用托盤將茶（水）依次放在沙發(fā)旁的茶幾上，左右兩只杯子的杯把成 45 度角，杯把相互平行，方便領(lǐng)導(dǎo)拿放，杯墊距桌邊橫 5 厘米、豎 8 厘米,輕拿輕放，做到蓄水無(wú)聲，走路無(wú)聲，微笑服務(wù)并使用文明禮貌用語(yǔ)，見(jiàn)圖 11。
4.3 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需求是否需要站會(huì)服務(wù)，如不需要，會(huì)議服務(wù)員將門關(guān)上，候于門外，會(huì)議開始前將領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)至?xí)h室。
4.4 散會(huì)后，檢查會(huì)場(chǎng)是否有遺留物品，服務(wù)員將衣物送到領(lǐng)導(dǎo)手中，由專人引領(lǐng)重要領(lǐng)導(dǎo)至車庫(kù)， 開車門，使用文明用語(yǔ)送別領(lǐng)導(dǎo)。
4.5 服務(wù)人員清掃和整理會(huì)議室，保證下次會(huì)議正常使用。侯會(huì)廳各房間平面示意圖見(jiàn)圖 12-15。
5 宏冠會(huì)議室
5.1 三樓視頻會(huì)議室（128 人會(huì)議）
5.1.1 整個(gè)視頻會(huì)議一共有 49 張滑輪桌子和 7 張折疊桌子共 56 張桌子，128 個(gè)紅色普通絨布椅子， 桌子共 8 排，每排 7 張桌子。見(jiàn)圖 1。
5.1.2 第一排由 3 張 1800mm×700mm、2 張 1200mm×700mm 和 2 張 1000mm×700mm 的無(wú)稱桌子組成，其中一張 1800mm×700mm 的無(wú)稱桌子居中，其余分別放于兩側(cè)。后面 7 排桌子分別由 7 張 1400mm×550mm 的滑輪桌子構(gòu)成。
5.1.3 每排擺有 16 個(gè)紅色普通絨布椅子，第一排與第二排桌子的間距為 1300mm,其余后 7 排桌子，排與排間距為 1000mm。每一排桌子總長(zhǎng)度都為 9800mm，第一排桌子距南側(cè)幕布 7600mm,每排桌子距東西兩側(cè)墻面均為 3000mm。
注：每排最多能放16把椅子，如果人數(shù)超于128人，則在最后一排椅子后面根據(jù)人數(shù)直接增加一排或幾排椅子即可， 若會(huì)議人數(shù)少于128人，可根據(jù)情況適當(dāng)增減桌子或每排椅子數(shù)量。
5.2 三樓回字形會(huì)議室
5.2.1 90 人會(huì)議桌椅標(biāo)準(zhǔn)擺放：坐西朝東，主席臺(tái)桌子距西墻距離為 2600mm,由一張 1200mm×700mm 無(wú)稱桌子和 6 張 1800×700 桌子組成，長(zhǎng)為 12 米。
5.2.2 回字形桌南北兩側(cè)各由一張 1200mm×700mm 和一張 1800×700mm 的桌子組成，寬為 3 米。回字形后面（東面)擺兩排滾輪桌子,每排擺 9 張桌子，桌與桌的距離為 1400mm?；刈中文媳眱蓚?cè)留有 350mm 的間距，進(jìn)行續(xù)水?；刈中沃飨_(tái)擺放 11 把紅色扶手絨布椅，對(duì)面擺 16 把無(wú)扶手普通絨布椅，兩側(cè)各擺 4 把普通絨布椅。其余每把滾輪桌子擺放兩把普通絨布椅。整個(gè)會(huì)場(chǎng)可容納 95 人左右的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)場(chǎng)。
5.2.3 70 人會(huì)議桌椅標(biāo)準(zhǔn)擺放：回字形加后兩排，可容納 70 人左右。
5.2.4 100—110 人會(huì)議桌椅標(biāo)準(zhǔn)擺放：在 90 人標(biāo)準(zhǔn)桌椅擺放基礎(chǔ)上，后面（東側(cè)）再加一排滾輪桌子，可容納 110 人。
5.2.5 120—140 人會(huì)議桌椅標(biāo)準(zhǔn)擺放：在 100—110 人標(biāo)準(zhǔn)桌椅擺放基礎(chǔ)上，回字形外南北兩側(cè)即（主席臺(tái)左右兩側(cè)），再各加一排滾輪桌子，每排七張滾輪桌。此時(shí)最多可容納 137 人。見(jiàn) 17 圖。
5.3 1210 會(huì)議室
5.3.1 1210 會(huì)議室中心實(shí)木會(huì)議桌為2000mm×8000mm，桌腿邊距北側(cè)墻面2450mm，距南側(cè)墻面3600mm，距東側(cè)墻面 4400mm，距西側(cè)墻面 4300mm。見(jiàn) 18 圖。
5.3.2 南北兩側(cè)各擺 9 把紅色扶手絨布椅，東西兩側(cè)各擺 2 把紅色扶手絨布椅,扶手距桌邊 30cm。東側(cè)距墻 1100mm 有 4 張 1200mm×400mm 條形會(huì)議桌。南側(cè)距墻 1170mm 處有并排兩行 1200mm×400mm 條形會(huì)議桌，計(jì)：左右共 8 張。西側(cè)椅子距墻 500mm 處，有一排條形會(huì)議桌，一共 4 張條形會(huì)議桌。8 把椅子。
5.3.3 大會(huì)議桌上面根據(jù)開會(huì)人數(shù)擺放麥克風(fēng)，麥克風(fēng)話筒距桌面高度為 180mm,桌子中間左右兩側(cè)擺放兩只筆筒，每個(gè)筆筒里各裝 5 只黑色碳素筆。（不擺紙抽）市長(zhǎng)麥克風(fēng)前擺放袋裝面巾紙 6 張放于方巾托內(nèi)。主要領(lǐng)導(dǎo)桌子右下角擺有黑色網(wǎng)狀垃圾桶。
5.3.4 其他備用物品在水柜內(nèi)。杯子放在音響室的消毒柜里。開會(huì)后，消毒。
5.4 貴賓室
5.4.1 市長(zhǎng)位置的茶幾放有紙抽、兩瓶礦泉水、兩個(gè)白瓷杯和一根激光筆。
5.4.2 每天早上開窗戶通風(fēng)晚上關(guān)窗戶。擦沙發(fā)，窗臺(tái)，茶幾，水柜。隨時(shí)檢查水柜內(nèi)和茶幾上礦泉水，及時(shí)填滿。隨時(shí)檢查激光筆，沒(méi)有電及時(shí)換電池。紙抽保持有紙，杯子保持干凈定期清洗。開會(huì)前兩個(gè)小時(shí)開空調(diào)，拉上窗簾，開燈。準(zhǔn)備至少 3 壺?zé)崴?br />
5.4.3 接到會(huì)見(jiàn)通知，第一時(shí)間聯(lián)系秘書科了解開會(huì)人數(shù)，準(zhǔn)備開會(huì)，倒茶。屋內(nèi)溫度夏季為 24.5℃， 冬季為 23℃。開燈拉窗紗，提前 20 分鐘倒茶。會(huì)中 20 分鐘續(xù)水一次。會(huì)后及時(shí)打掃候會(huì)室，清洗茶杯，沙發(fā)巾擺正并叫保潔拖地。檢查是否有領(lǐng)導(dǎo)遺留物品，若有及時(shí)歸還。關(guān)燈、空調(diào)。
6 市委后樓會(huì)議室
6.1 電視電話會(huì)議
6.1.1 市委大會(huì)議室電視電話會(huì)議會(huì)場(chǎng)中間不留過(guò)道，第一排距主席臺(tái) 3 米，第一排與第二排間距 1.1 米，后排間距 1 米，兩側(cè)距墻 1.4 米，見(jiàn)圖 19。
6.1.2 藍(lán)色桌布、藍(lán)色桌裙，在每排兩側(cè)擺放排序標(biāo)簽。如辦會(huì)方有要求本次會(huì)議需要保密，準(zhǔn)備保密柜，見(jiàn)圖 20。會(huì)場(chǎng)平面示意圖見(jiàn)圖 21。
6.2 回字形會(huì)議室
6.2.1 市委大會(huì)議室回字形會(huì)場(chǎng)，北側(cè)掛會(huì)標(biāo)，（紅底白字，大標(biāo)宋，加粗，長(zhǎng) 11.2 米、高 0.8 米）， 北側(cè)會(huì)議桌距墻 3.2 米。
6.2.2 對(duì)面 4 排會(huì)議桌。第一排至第二排間距為 1.2 米，第二排至第三排、第三排至第四排間距為 1.1 米，第四排距墻 1.2 米，東西各側(cè) 2 排會(huì)議桌，間距 1 米，距北墻 3.8 米，東西兩側(cè)第一排距離回字形
1.3 米，白色桌布、藍(lán)色桌裙。見(jiàn)圖 22。
6.3 條形會(huì)議室（120 人會(huì)議）
6.3.1 市委大會(huì)議室條形會(huì)場(chǎng)會(huì)標(biāo)掛東側(cè)，（紅底白字，大標(biāo)宋字長(zhǎng) 10 米、高 0.9 米）留兩條過(guò)道，間 距 1.2 米，每排間距 1 米。主席臺(tái)根據(jù)會(huì)議需要擺放會(huì)議桌。見(jiàn)圖 23。
6.3.2 白色桌布、藍(lán)色桌裙，在每排兩側(cè)擺放排序標(biāo)簽。會(huì)場(chǎng)平面示意圖見(jiàn)圖 24。
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