服務(wù)中心綜合通用服務(wù)規(guī)范第2部分:會議
1 范圍
本標準規(guī)定了服務(wù)流程,包括會前準備、會議服務(wù)和會后工作等幾個方面。
本標準適用于物業(yè)管理的服務(wù)中心部門。
2 會議申請流程
接到會議主管部門傳達的經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批的會議通知后,報副總經(jīng)理審批,然后按局會議規(guī)定,配合多功能廳的各項會議服務(wù),會后做好清理工作,并記錄存檔。會議流程圖如圖1所示。

會議申請記錄表如表1所示。

3 會議服務(wù)步驟
3.1 會前準備
3.1.1 會議人員要掌握當天所有會議時間、會議地點、會議要求、會場布置、會議參加人數(shù)等會議細則。
3.1.2 服務(wù)員在會議預(yù)定時間1小時前到崗,并復(fù)查會議室內(nèi)的衛(wèi)生及會議室布置是否符合要求。會議桌面的物品鋪設(shè),地面清潔程度,工作臺的布置等都是檢查的內(nèi)容。
3.1.3 檢查會議室的設(shè)備、空調(diào)等情況,如有問題應(yīng)及時匯報并由服務(wù)中心人員通知工程部進行維修。
3.1.4 檢查鋪臺及物品準備是否規(guī)范。
3.2 會議服務(wù)
3.2.1 會議開始前30分鐘服務(wù)員應(yīng)站立于會議室門前迎候客人??腿诉M入會議室時,服務(wù)員應(yīng)面帶微笑并主動打招呼和拉門,指引客人入場。會議服務(wù)要求:態(tài)度好、效率高、服務(wù)周到規(guī)范化。當客人陸續(xù)到達會場后,服務(wù)員開始服務(wù)。
3.2.2 會議進行時,服務(wù)員應(yīng)站立在門外,面朝客人進入會場的方向。以解決會議期間會議室發(fā)生的突發(fā)問題。要求:服務(wù)員要采用標準的站立姿勢,面帶微笑并主動向過往的客人及工作人員主動問好。
3.2.3 特別注意要主動了解客人的需求。
3.2.4 在會議過程中,每隔30分鐘左右,服務(wù)員進入會議室為客人倒水、調(diào)換煙缸,在客人會間休息期間,應(yīng)主動為客人打開會議室的門。
3.2.5 午間休會,須進行會場整理工作。
3.2.6 撤換會場中已經(jīng)使用過的礦泉水、水杯等。不得隨意亂動客人物品。
3.2.7 在結(jié)束整理工作后,為客人鎖上會議室的門,等待會議客人到達時再開門。
3.2.8 會議結(jié)束時,為客人打開會議室的門。
3.2.9 如有客人前往食堂用餐的,服務(wù)員應(yīng)主動熱情地指引方向。
3.2.10 發(fā)現(xiàn)客人有遺忘的物件應(yīng)及時上交于項目經(jīng)理。
3.3 會后工作
3.3.1 撤掉所有臟杯子和礦泉水瓶等物品,將需進行清洗的器皿交由會議后勤組處理。
3.3.2 檢查臺布、臺裙,發(fā)現(xiàn)有污跡,要及時更換。
3.3.3 通知環(huán)境部進行會場清潔工作。
3.3.4 及時檢查會場硬件設(shè)施是否完好,如有問題,向服務(wù)中心匯報。
3.3.5 配合保員做好物品的領(lǐng)用、歸還、外借以及物品盤點工作。