會(huì)議中心會(huì)議場(chǎng)館管理與服務(wù)規(guī)范 工作流程
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了向海大廳、208候會(huì)廳、301室、大禮堂的會(huì)議流程及向海大廳的續(xù)水工作流程。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于盤錦市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局會(huì)議中心會(huì)議場(chǎng)館的會(huì)議工作流程。
2 向海大廳會(huì)議服務(wù)工作流程
2.1 會(huì)前準(zhǔn)備
2.1.1 接到會(huì)議通知后,應(yīng)確認(rèn)會(huì)議召開時(shí)間、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)出席范圍和參會(huì)人數(shù)。
2.1.2 會(huì)前應(yīng)召開協(xié)調(diào)會(huì),會(huì)議主管根據(jù)會(huì)議情況合理分配服務(wù)人員,向其介紹會(huì)議情況,說(shuō)明要求和注意事項(xiàng),進(jìn)行明確分工。
2.1.3 音響師應(yīng)提前一天檢查音響設(shè)備及燈光,會(huì)前一小時(shí)調(diào)試音響設(shè)備和燈光。
2.1.4 會(huì)議室溫度夏季應(yīng)控制在22℃,冬季應(yīng)控制在23℃。
2.1.5 服務(wù)員應(yīng)將桌椅打掃干凈,保潔將地毯吸干凈。
2.2 會(huì)場(chǎng)布置
2.2.1 會(huì)標(biāo)長(zhǎng)22m、寬1.45m,老宋體字;紅旗底座與主席臺(tái)邊緣對(duì)齊,兩個(gè)底座之間距離為1.42m,兩側(cè)紅旗中間擺成V字形,旗桿槍頭距會(huì)標(biāo)10cm;黨徽最前端距地面3.85m,見圖1 。
物品擺放
主席臺(tái)與第一排桌子距離應(yīng)為6.7m,中間兩條過(guò)道寬1.5m,第一排中間擺放5張1.4m×500cm的木質(zhì)條桌,兩側(cè)各擺放4張1.4m×500cm的木質(zhì)條桌,每排擺放26把不帶扶手的紅色絨布椅子,向海大廳現(xiàn)已擺放10排桌椅,排與排前后距離為1.5m,可容納260人參會(huì)。如開會(huì)人數(shù)增加,排與排前后距離可調(diào)整為1.3m,可容納320人參會(huì),見圖2、圖3。
2.3
2.3.1 幕布、黨徽、會(huì)標(biāo)的控制開關(guān)應(yīng)在主席臺(tái)西側(cè)墻角燈槽內(nèi)。
2.3.2 8只音響擺放在東西墻靠近木門處。
2.3.3 溫度計(jì)放在東西墻上,見圖4。
2.3.4 地?zé)岱炙髟跂|西墻面下方的檢修口內(nèi),見圖4。
2.3.5 燈光控制箱在西側(cè)音響室里。
2.3.6 空調(diào)開關(guān)在三樓南側(cè)空調(diào)機(jī)房?jī)?nèi),開會(huì)時(shí)空調(diào)變頻器應(yīng)調(diào)到30至35赫茲。
2.3.7 備用桌椅在向海大廳西南側(cè)平臺(tái)。

2.4.2 倒水服務(wù)。應(yīng)了解各位領(lǐng)導(dǎo)喜好(是否喝茶水),會(huì)議開始前20分鐘倒水,會(huì)議期間每20分鐘續(xù)水一次,重要領(lǐng)導(dǎo)講話期間不續(xù)水,續(xù)水時(shí)做到走路無(wú)聲、續(xù)水無(wú)聲。
2.4.3 站會(huì)服務(wù)。站會(huì)服務(wù)人員應(yīng)站在主席臺(tái)東西兩側(cè)靠門處及北側(cè)正門,標(biāo)準(zhǔn)站姿,目光注視主席臺(tái),領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意會(huì)及觀察室內(nèi)溫度變化,并及時(shí)調(diào)整。
2.5 散會(huì)服務(wù)
2.5.1 散會(huì)前半小時(shí),所有服務(wù)人員應(yīng)回到各自崗位,會(huì)議結(jié)束后及時(shí)開門送領(lǐng)導(dǎo),并提醒帶好隨身物品,查檢會(huì)場(chǎng)是否有遺留物品,若有,及時(shí)歸還。
2.5.2 服務(wù)人員應(yīng)清掃和整理會(huì)議室,確保下次會(huì)議正常使用。
3 208候會(huì)廳會(huì)議服務(wù)工作流程
3.1 接到參觀、召開會(huì)議的通知后,各個(gè)崗位應(yīng)站門,引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入候會(huì)室,根據(jù)季節(jié)變化應(yīng)提供掛衣服務(wù),熟悉的領(lǐng)導(dǎo)不需要發(fā)衣牌,依次引領(lǐng)至沙發(fā)座位,見圖5。
3.2 根據(jù)會(huì)議時(shí)間,應(yīng)提前將茶水或白開水準(zhǔn)備好,若時(shí)間匆忙,可用托盤將茶(水)依次放在沙發(fā)旁的茶幾上,左右兩只杯子的杯把成45度角,杯把相互平行,方便領(lǐng)導(dǎo)拿放,杯墊距桌邊橫5cm、豎
8cm,輕拿輕放,做到蓄水無(wú)聲,走路無(wú)聲,微笑服務(wù)并應(yīng)使用文明禮貌用語(yǔ),見圖6。
3.3 應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需求,確定提供站會(huì)服務(wù),如不需要,會(huì)議服務(wù)員將門關(guān)上,候于門外,會(huì)議開始前將領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)至?xí)h室。見圖7。








6 向海大廳續(xù)水工作流程
1.1 待領(lǐng)導(dǎo)離開候會(huì)室進(jìn)入向海大廳開會(huì)后,應(yīng)將打滿的30壺水放于208候會(huì)室東北角處。
1.2 續(xù)水準(zhǔn)備。會(huì)議大概進(jìn)行一半的時(shí)間,重要領(lǐng)導(dǎo)講話不續(xù)水,待領(lǐng)導(dǎo)講完后于208候會(huì)室東北角的側(cè)門進(jìn)入,續(xù)水分為3部分,西側(cè)、中間、東側(cè)。
1.3 續(xù)水。10名會(huì)議服務(wù)員,應(yīng)右手拿壺,左手四指并攏于壺身底側(cè),右手貼于襯衫第二顆扣子,步伐整齊,依次進(jìn)入,一至十排列隊(duì)站好,集體左轉(zhuǎn)身,停頓1秒,然后向前走三小步,走到第一個(gè)杯子處,右手拿壺放于右腿側(cè)面,左手小拇指和無(wú)名指輕輕將杯蓋夾起,大拇指與食指輕輕拿起杯子,向右轉(zhuǎn)身45度,水倒8分滿,時(shí)間約為5秒,杯把呈45度角,杯與杯距離也為三小步,左先右后,每到一個(gè)杯子處停頓1秒。西側(cè)的水杯全部續(xù)完后,走三步至過(guò)道中間,停頓1秒、舉壺、左轉(zhuǎn)身,于208東北角側(cè)門出去,換上滿壺的開水,再次于208東北角側(cè)門進(jìn)入中間部分,依次由左向右續(xù),中間部分續(xù)完再次返回208換壺,接著向海大廳東側(cè)續(xù)水,所有水續(xù)完以后,從向海大廳的東北角側(cè)門走出,從向海大廳南側(cè)繞行返回開水房。見圖22。
1.4 需要注意的流程
00001——續(xù)水期間,無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)水杯是否有水,都應(yīng)將杯子拿起,保持整齊度;
00002——不宜改變領(lǐng)導(dǎo)杯子的擺放位置及杯蓋,拿杯蓋的時(shí)候宜小心蓋子里存留的水滴落到文件上;
00003——續(xù)完水從向海大廳南側(cè)繞行時(shí),不宜喧嘩,輕聲走路;
00004——續(xù)水全過(guò)程宜保持微笑,所有流程服裝宜統(tǒng)一、妝容宜統(tǒng)一、姿勢(shì)宜統(tǒng)一、停頓時(shí)間宜統(tǒng)一。
